Tài liệu nội bộ của doanh nghiệp và mục đích của việc lưu giữ là gì ?

Bất kỳ một doanh nghiệp nào được “khai sinh” đều sẽ có những hồ sơ tài liệu liên quan đến xuất xứ, tiền đề cần được chủ doanh nghiệp lưu trữ và bảo quản. Vậy cụ thể nó là những tài liệu nào xin mời quý bạn đọc tham khảo bài viết bên dưới.

1. Các loại tài liệu cần lưu giữ

Theo như Khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có quy định:

“ Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
2. a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
3. b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
4. c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
5. d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

1. e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
2. g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm”.

Như vậy, các tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ được phân thành các nhóm sau:

(1) Các tài liệu pháp lý doanh nghiệp:

– Điều lệ công ty.

– Quy chế quản lý nội bộ của công ty.

– Sổ đăng ký thành viên của công ty hoặc sổ đăng ký các cổ đông của công ty.

(2) Các tài liệu liên quan đến tài sản doanh nghiệp:

– Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của Công ty.

– Giấy phép và các giấy chứng nhận khác.

– Mọi Tài liệu, các giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.

– Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp.

(3) Các tài liệu về quản trị nội bộ doanh nghiệp:

– Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị. Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu.

– Các quyết định của doanh nghiệp.

(4) Các tài liệu tài chính, kế toán doanh nghiệp:

– Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm, Báo cáo của Ban kiểm soát.

2. Mục đích của việc lưu giữ

– Tài liệu là tổng hợp tất cả các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Trong đó chứa đựng toàn bộ các số liệu, chiến lược kinh doanh, tình hình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp đó,…mà chủ doanh nghiệp đã thống kê, tổng hợp để đưa ra các quyết định, chiến lược phát triển công ty.

– Ngoài ra, các tài liệu này cũng là những hoạt động minh bạch của doanh nghiệp khi có các cơ quan nhà nước ( cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh, kế toán, kiểm toán,… ) yêu cầu được kiểm tra.

– Trường hợp chuyển nhượng, mua bán hoặc bàn giao giữa các nhân viên, thành viên công ty được nhanh chóng, dễ dàng.

Thời gian và địa điểm lưu giữ

Thời gian và địa điểm lưu giữ được quy định tại Khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.”

Thời gian lưu trữ tài liệu: Việc lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của pháp luật như Luật Đất đai, Luật Sở hữu trí tuệ, Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của Bộ Nội vụ…

– Tài liệu pháp lý của doanh nghiệp thì thời gian lưu giữ là vĩnh viễn.

– Với văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác thì thời gian lưu giữ được thể hiện bằng với thời gian có hiệu lực của các văn bằng và giấy chứng nhận đó.

– Với biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị là 10 năm.

– Với các báo cáo tài chính, kế toán dài hạn, hàng năm là vĩnh viễn; báo cáo 6 tháng, 9 tháng là 20 năm và báo cáo quý, tháng là 5 năm.

Địa điểm lưu giữ hồ sơ tài liệu: Doanh nghiệp lưu giữ các tài liệu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác trụ sở chính nhưng phải được quy định trong Điều lệ công ty.

Trên đây là một số chia sẻ về việc bảo quản và lưu trữ tài liệu của công ty. Rất mong những thông tin này sẽ hữu dụng cho các doanh nghiệp.

Bài viết liên quan

Các Loại Thuế Và Chính Sách Thuế Áp Dụng Cho Trường Mầm Non Tư Thục
07/09/2023

Thông Tin Trên Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp Bị Sai Xử Lý Như Thế Nào ?
06/09/2023

Những Lưu Ý Sau Khi Thực Hiện Thủ Tục Thay Đổi Tên Công Ty
05/09/2023

Những Loại Tài Sản Được Đưa Vào Góp Vốn Thành Lập Công Ty
04/09/2023

Sổ Đăng Ký Thành Viên Của Công Ty TNHH 2 Thành Viên Trở Lên
31/08/2023

Những Nội Dung Cần Có Trong Giấy Đề Nghị Đăng Ký Doanh Nghiệp
30/08/2023